Zo blijf je compliant bij het inhuren van interim HR- en recruitment professionals

Flexibiliteit, snelheid, expertise. Dat is wat je krijgt als je interim HR- en recruitment professionals inzet. Maar vanaf januari 2025 verandert het speelveld: de Belastingdienst gaat strenger handhaven op de Wet DBA, en dat betekent dat de spelregels voor samenwerking met zelfstandigen strakker worden.

Klinkt spannend? Geen zorgen. Met slimme afspraken en een beetje voorbereiding kun je blijven profiteren van tijdelijke expertise zonder risico’s te lopen. In deze blog laten we zien wat er verandert, hoe je compliant blijft en hoe je van de Wet DBA een kans maakt in plaats van een obstakel.

1. Wat betekent de Wet DBA voor opdrachtgevers?

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is in het leven geroepen om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Vanaf januari 2025 wordt de Belastingdienst actiever in het controleren of zelfstandigen écht zelfstandig werken.

Wat kijkt de Belastingdienst naar?

De Belastingdienst controleert of een arbeidsrelatie voldoet aan deze drie criteria:

1. Gezagsverhouding: Heeft de zelfstandige vrijheid om zelf te bepalen hoe hij/zij het werk uitvoert?
2. Inbedding in de organisatie: Wordt de zelfstandige gezien als een verlengstuk van je team?
3. Ondernemerschap: Draagt de zelfstandige zakelijke risico’s, zoals meerdere opdrachtgevers hebben en zelfstandig tools en methodes bepalen?

Risico’s als je niet compliant bent:

• Naheffingen: Je betaalt alsnog sociale premies en loonheffingen.
• Boetes: Bij ernstige overtredingen kun je extra boetes verwachten.
• Reputatieschade: Niet alleen richting de Belastingdienst, maar ook onder professionals die liever voor een goed georganiseerde opdrachtgever werken.

2. Het verschil tussen toen en nu:

Voor 2025:

• De Belastingdienst handhaafde alleen in extreme gevallen. Als je intenties goed waren, bleef je vaak buiten schot.
• Veel organisaties zagen de Wet DBA als een theoretisch kader, maar niet als dagelijkse prioriteit.

Vanaf 2025:

• Actieve handhaving: de Belastingdienst controleert gericht, ook bij reguliere opdrachten.
• Meer focus op de praktijk: niet wat er op papier staat, maar hoe de samenwerking in de praktijk verloopt, bepaalt of je compliant bent.

Wat betekent dit concreet? Je moet niet alleen duidelijke contracten hebben, maar ook zorgen dat jouw werkpraktijken overeenkomen met de afspraken.

3. Hoe maak je duidelijke en compliant afspraken?

Een goede opdrachtomschrijving is je beste verdedigingslinie tegen compliance-risico’s. Denk aan een recept: als de ingrediënten kloppen, is de kans op een perfecte taart een stuk groter.

Checklist voor opdrachtomschrijvingen:

1. Projectgericht: Formuleer de opdracht als een specifiek project met duidelijke doelstellingen.
   Voorbeeld: “Begeleiding van een recruitmentcampagne voor de eerste helft van 2025.”
2. Geen gezagsverhouding: Vermijd termen zoals “werkt onder supervisie van de HR-manager.” Laat zelfstandigen hun eigen werkwijze bepalen.
3. Resultaatgericht: Focus op het eindresultaat, niet op dagelijkse taken.
4. Eigen verantwoordelijkheid: Benoem dat de zelfstandige eigen tools en methodes kiest.
5. Tijdelijkheid: Geef een einddatum of afrondingsmoment aan de opdracht.

4. Praktische tips om compliant te blijven

Tip 1: Gebruik modelovereenkomsten als basis

Modelovereenkomsten zijn je compliance-zonnescherm. Ze bieden houvast voor opdrachtgevers en zelfstandigen, maar alleen als de praktijk overeenkomt met de afspraken.

Tip 2: Maak een helder onderscheid tussen zelfstandigen en vaste medewerkers

Laat zelfstandigen niet deelnemen aan interne vergaderingen die niets met hun project te maken hebben, en geef ze de vrijheid om hun eigen tools en werktijden te bepalen.

Tip 3: Werk met meerdere zelfstandigen

Door verschillende professionals tijdelijk in te zetten, voorkom je dat één zelfstandige te veel opgaat in je organisatie. Dit minimaliseert het risico op schijnzelfstandigheid.

Tip 4: Herzie bestaande afspraken

Review je huidige contracten en samenwerking met zelfstandigen. Kloppen de afspraken nog met hoe jullie werken? Als niet, pas dit dan aan.

5. Lessen uit de zorgsector: Wat HR-teams kunnen leren

De situatie in de zorg laat zien wat er kan gebeuren als je niet goed voorbereid bent. Hier zijn drie lessen die relevant zijn voor HR-teams:

1. Wees proactief: Net zoals zorginstellingen kampen met intakestops, kunnen HR-teams projectvertragingen voorkomen door tijdig contracten te herzien.
2. Vermijd afhankelijkheid: Bouw een flexibele mix van vaste krachten en tijdelijke professionals om risico’s te spreiden.
3. Bereid alternatieven voor: Overweeg detacheringsbureaus als freelancers niet meer voldoen aan de Wet DBA.

6. Veelgestelde vragen voor opdrachtgevers

a. Hoe lang mag ik een zelfstandige inhuren?
Langdurige samenwerking is mogelijk, maar verhoogt het risico op schijnzelfstandigheid. Zorg dat de opdracht tijdelijk en projectmatig is.

b. Wat gebeurt er als een zelfstandige niet voldoet?
De Belastingdienst kan naheffingen en boetes opleggen, en jouw organisatie aansprakelijk stellen voor premies en heffingen.

c. Hoe zorg ik dat afspraken kloppen met de praktijk?
Laat de zelfstandige echt als ondernemer werken: geef ze vrijheid in aanpak, werklocatie en methodes.

7. Call-to-action: Blijf flexibel én compliant

De Wet DBA verandert de spelregels, maar niet het spel. Met slimme afspraken, duidelijke processen en een focus op compliance kun je blijven profiteren van de flexibiliteit en expertise van interim HR-professionals.

Heb je al hoofdpijn van de Wet DBA? Geen zorgen, wij hebben de toolkit om je te ontzorgen. Neem contact op en laten we samen zorgen dat jouw organisatie compliant blijft – en ondertussen gewoon impact blijft maken.

‍